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Modul:

Lean Admin

Lean Admin

Das Lean Admin Dashboard unterstützt Sie dabei, Ihre Wertschöpfungsprozesse effizienter zu gestalten. So können Sie agiler handeln und Veränderungen des Marktes zu Ihrem Vorteil nutzen.

Gewachsene Verwaltungs- und Produktionsprozesse sind häufig behäbig und Veränderungen werden nur schleppend umgesetzt. Lean Administration, oder kurz Lean Admin, reduziert die Komplexität von Prozessen - und macht sie somit effizienter. Aber wozu überhaupt schlanke Prozesse?

Der größte Vorteil einer verdichteten Administration ist ihre Fähigkeit, schnell und flexibel zu reagieren. Kundenanforderungen wechseln heutzutage ebenso schnell wie wirtschaftliche, technische oder ökologische Rahmenbedingungen. Je agiler administrative Tätigkeiten, desto anpassungsfähiger sind Sie als Unternehmen. Und können Veränderung und Herausforderung zu Ihrem Vorteil nutzen.

Das spricht für Lean Administration:

  • stetig veränderliche Marktbedingungen
  • steigende Kundenansprüche
  • wachsende Erwartungen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern an die Führungsetage
  • Verschwendung von Arbeitszeit durch Prozess-Altlasten
  • Trend zu organisationsübergreifendem Know-how

Lean Admin: Wertschätzung sticht KPIs

Dass ein smartes und individuell auf Sie zugeschnittenes KPI Management essentiell ist, bleibt unbestritten. Dennoch: Kennzahlen sind nicht alles. Lean Administration versteht Führung eher als “Management by view of customer”. Das bedeutet, dass der wichtigste Wertschöpfungs-Indikator die Wertschätzung durch den Kunden ist. Denn dessen Bedürfnisse sind es, die die Basis jedes Produktionsbetriebes bilden.

Um Prozesse zu verschlanken, sind drei übergeordnete Schritte notwendig:

  1. Ist-Zustand erfassen
  2. Komplexität reduzieren
  3. Ziel-Zustand entwerfen

Den Ist-Zustand erheben Sie mithilfe zweier Werkzeuge:

  • Prozessanalyse
  • Tätigkeitsstrukturanalyse

Bei der Prozessanalyse geht es darum, Wertschöpfung zu berechnen, einzelne Tätigkeiten und ihre jeweilige Position in der Wertschöpfungskette zu erfassen. Dann wird bewertet, wie effektiv diese Prozesse sind. Bei der Tätigkeitsanalyse geht es darum, den Wirkungsgrad einzelner Arbeitsschritte zu erheben und zu bestimmen, wie viel Aufwand sie verursachen und wie viele Ressourcen dafür real notwendig sind.

Komplexität zu reduzieren bedeutet, die strukturellen Rahmenbedingungen zu verändern: Indem etwa die Struktur Ihrer Organisation insofern überarbeitet wird, dass Sie Glieder neu zusammenfügen - und solche streichen, die unverhältnismäßig hohe Aufwände produzieren. In Produktionsbetrieben kann das bspw. eine konkrete Produktgruppe, aber auch ein Prüfschritt sein, der nur für eine sehr kleine Stückzahl relevant ist.

Zuletzt definieren Sie einen gewünschten Zielzustand. Wichtig ist, gleichzeitig strategisch und operativ zu denken. Ziele leiten sich einerseits aus Ihrer Unternehmensvision und Ihren Werten, andererseits aus operativen Vorgaben ab. Davon ausgehend werden nun einzelne Prozesse genau betrachtet und Optimierungspotenziale identifiziert.

Die Rolle des Lean Team für verwaltungstechnische Aufgaben

Das Lean Team ist eine eigene Sparte Ihres Managements. Fokus dieser Abteilung liegt einzig auf der Verschlankung von Prozessen, mit dem Ziel, Ihre gesamte Wertschöpfung effizienter zu gestalten. Sie sind also die Treiber positiver Veränderungen ebenso wie eine Art “Special Force” für Problemlösung. Als Unternehmen profitieren Sie von dieser Veränderungskraft durch schnellere Entscheidungen und entschlossen gesetzte Maßnahmen.

So nutzen Sie ein digitales Lean Admin Tool

Unser digitales Modul für Lean Administration verfolgt vor allem ein Ziel: Ihr Lean Team zu unterstützen und für größte Transparenz im Management zu sorgen.

Das funktioniert so: Relevante Informationen werden über Tablet direkt am „Admin“-Prozess bzw. am Arbeitsplatz des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin eingegeben. Das kann beispielsweise Einkauf, Faktura oder Lohnverrechnung sein. Nun hat das Lean Team jederzeit Zugriff auf dieses Dashboard und die erhobenen Daten. Das visuelle Dashboard können Sie individuell nach Bedarf und Firmenvorgaben strukturieren, standortübergreifend nutzen und auch kurzfristig immer wieder anpassen.

Vorteile des Moduls

  • Daten-Transparenz in Lean Team und Management
  • Analyse und Clustering der Unternehmensprozesse
  • Überblick über Schnittstellen, Abhängigkeiten und Nadelöhre
  • schnelle Auswertung und visuelle Aufbereitung

 

Ihr Nutzen

  • verschlankte Prozesse und Kosteneinsparungen
  • gesteigerte Problemlösungskompetenz
  • rasches Identifizieren von Optimierungspotenzialen
  • Wettbewerbsvorteil durch agiles Handeln

 

 

 

Welche Informationen können Sie im Lean Admin Dashboard erfassen und visualisieren?

  • Tätigkeitsstrukturanalyse
  • Auswertung wertschöpfender bzw. nicht wertschöpfender Tätigkeiten
  • Analyse von Verschwendungen am Arbeitsplatz
  • Kategorisierung der Störzeiten/Verlustzeiten
  • Engpassidentifizierung
  • u. v. m.

Testen Sie das 
Lean Admin 
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Prozessmonitoring 
 


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